Processer

Samarbejde og dialog

Vi har tradition for at arbejde tæt sammen med vore private og offentlige bygherrer og deres brugere, såvel i traditionelle aftaleforhold som partnering, hvilket sikrer at bygherrens forventninger opfyldes. Det er vores erfaring, at vi kun ved aktivt og effektivt at inddrage alle parter samt ved at være gode til at lytte til alles ønsker og behov, bliver i stand til at tilvejebringe de informationer og den fælles forståelse, der fører frem til den optimale løsning for ansatte, brugere og opdragsgivere.

Byggesagens projektorganisation og processer

Struktureringen af en byggesags projektorganisation og processer skal være enkel og operationel derfor er det afgørende at etablere en effektiv organisationsstruktur og anvende en tids- og handleplan.

Projektorganisation

Vi har udviklet en organisationsplan som vi også kalder for “den røde tråd”. Med denne organisation opnår vi et effektivt og smidigt kommunikationsmønster, som understøtter, et klart overblik og en fælles forståelse og implementering af de beslutninger som træffes i samarbejdet mellem bygherrens projektgruppe, kommunens byggesagsbehandler og brugere.

Totalrådgiveren RUBOW arkitekter repræsenteres af en firmaansvarlig partner, der medvirker fra start til slut og sikrer kontinuitet og fremdrift. Partneren vil være i stand til på alle niveauer, med kort varsel, at støtte egen eller bygherrens organisation i akut opståede situationer.

Totalrådgiveren repræsenteres endvidere af en Byggeleder, en Sagsarkitekt og en Sagsingeniør, der forestår tilsyn og koordinerer projektopfølgning under entreprenørens udførelse, hvilket blandt andet sikrer, at bygherrens intentioner fra projektstadiet videreføres, også hvis mindre projektjusteringer er nødvendige for byggeriets fremdrift.

Tids- og handleplan

Som styringsredskab anvendes en ”helhedsorienteret, realistisk, præcis, operationel og konkret” tids- og handleplan, suppleret med en dagsordentekst for de enkelte møder i forløbet. Herved sikres kontinuitet og et fælles, logisk opbygget overblik fra start til slut i projektforløbet som indbefatter:

• Hvornår i forløbet skal hvad besluttes/drøftes
• Hvad skal forberedes til næste møde
• Hvilke øvrige bindinger skal iagttages og hvornår
• Hvem skal høres hvornår

Samarbejde og brugerindflydelse

At forestå planlægning, projektering og udførelse af byggeri, hvad enten det er nybygning, ombygning eller renovering, er en ære, og skal gennemføres med respekt og grundig indlevelse i brugeres og bygherres ønsker og behov. Vi ser os selv som katalysator for det nødvendige medejerskab til projektet, både i brugernes og bygherrens organisation samt hos de projekterende og udførende parter - herigennem opnås en fælles succes.

En grundig planlægning af samarbejdsformen og strukturen heraf, er afgørende for medejerskabet. Ved aktivt at inddrage alle parter får vi tilvejebragt de informationer, der fører frem til rigtige løsninger. Desuden er det vigtigt at indrage den nyeste viden og forskning indenfor de områder og funktioner byggeriet skal opfylde.

Vi har gode erfaringer i at arbejde med workshops. Formålet er at der:

• en fælles og åben udveksling af tanker og ideer
• opbygning af tillid mellem ligeværdige parter
• konsensus og vind-vind løsninger i modsætning til magtbaserede løsninger

Miljøledelse

Da vi som totalrådgiver er DS/EN ISO 14001 certificeret i miljøledelse, herunder indeklimarådgivning, vil miljøspørgsmål fra start til slut indgå som en selvfølgelig og integreret del af planlægningen og projekteringen, hvor bygherre og beslutningstager løbende får mulighed for at tage stilling til energi- og miljø spørgsmål.

Forebyggelse af mangler, hurtig afhjælpning af mangler

Tids- og handleplanen er udarbejdet efter devisen rettidig omhu, hvilket minimerer omfanget af komplikationer. Komplikationer der alligevel måtte opstå, håndteres løbende af byggelederen.

Projektgennemgangsmøder

Under udførelsen indkaldes løbende til projektgennemgangsmøder hvor byggelederen, rådgivere og entreprenør i fællesskab gennemgår projektmaterialet og udførelsesmetoderne.

Tilsyn 

Tekniske forespørgsler Anvendelse af ”TEFO’er”: Tekniske Forespørgsler, er en stor fordel. Byggemøderne bliver brugt til det de skal: opfølgning af tid, kvalitet og økonomi, formulering af spørgsmål kræver at entreprenøren er konkret og samtidig motiverer en svarfrist rådgiveren til at svare til tiden.

Teknisk mangelgennemgang

I forbindelsen med færdiggørelsen afholdes der efter entreprenørens færdigmelding af byggeriet tekniske gennemgange med udfærdigelse af mangellister og opfølgning. Vi har som totalrådgiver særlig fokus på afleveringsprocessen. Det er ofte i afleveringsprocessen, at en ellers velgennemført byggesag kan få ridser i lakken. Vi har derfor udviklet et robust system, der tager højde for en vellykket aflevering og ibrugtagning.

Gnidningsfri ibrugtagning

En succesfuld ibrugtagning er resultatet af et konstruktivt forløb gennem byggeriets udførelse, når brugerne har taget bygningen i brug uden problemer og uløste konflikter. ”Gnidningsfri ibrugtagning” gælder også byggesagens administrative forhold. Det er ofte når byggeregnskabet skal afsluttes – og dermed at eventuelle udeståender skal afklares, at der kan opstå ridser i lakken. Det gælder derfor om løbende at få ekspederet krav og tillægs- eller fradragspriser.

Planlagte, konkrete kvalitetsstyringsaktiviteter

I forbindelse med indgåelse af rådgiveraftalen udarbejder vi en kvalitetsplan der er gældende for opgaven.

Nøgleområder / grænseflader

Ved opgaveløsningens start udpeges opgavens nøgleområder. Nøgleområder er de dele af opgaven, som erfaringsmæssigt vurderes at være særligt komplicerede, kan give anledning til miljømæssige problemstillinger eller kan give anledning til fejl med betydelige konsekvenser. Nøgleområderne underkastes særlig opmærksomhed gennem hele opgavens forløb.

Projektgranskning

Formålet med projektgranskning er en systematisk undersøgelse af et projektmateriale Antal og tidspunkt for projektgranskninger fastlægges i projektkvalitetsplanen.

Projektkontrol

Formålet med projektkontrol er at sikre, at fejl i tegninger, beskrivelser, beregninger, rapporter, notater og andre dokumenter opdages og rettes inden det pågældende dokument forlader vore firmaer.

KS-afsnit i udbudsdokumenter

I udbudsmaterialet stilles der krav til entreprenørens kvalitets- og miljøstyring af det pågældende arbejde.

Udbudskontrolplaner

Ud fra vor viden og erfaring med den type arbejde, der skal udføres, herunder dets kritiske områder, projektgranskningsresultater m.v. stilles krav til entreprenøren om kontrol af udførelsen.

Godkendelse af entreprenørprojektering

Hvor projektdele normalt udlægges til projektering hos entreprenøren (arbejdstegninger m.v.), foretages efterfølgende en godkendelse af det af entreprenøren leverede materiale.

Styring af ændringer

Projektlederen har ansvaret for, at opgaveændringer, som opstår på et hvilket som helst tidspunkt under opgavens løsning, identificeres og drøftes med byggeudval-get/projekteringsgruppen. Opgaveændringer kan opstå f.eks. som følge af ønsker fra byggeudvalget/projekteringsgruppen.

Opgaveafslutning

Når opgaven er løst i overensstemmelse med den indgåede aftale, overleverer projektlederen eventuel dokumentation herfor til kunden i det omfang, det er aftalt.

Påpegning af og imødegåelse af kritiske områder

Den bedste måde at imødegå eventuelle risici for forkerte, uheldige, for dyre eller på anden måde utilfredsstillende løsninger i det færdige byggeri er, på forhånd at udpege de ”kritiske områder”. Det kan f.eks være valg af udførelsesmetoder, der sikrer mindst mulig støj og støv under byggerperioden, Brand-og flugtvejsforhold eller Evt. krav om lovliggørelse af eksisterende elinstallationer.